De Stichtingspenningmeester neemt zitting in het bestuur van Stichting Huysmangroep. De Stichtingspenningmeester is verantwoordelijk voor de financiën van Stichting Huysmangroep. Stichting Huysmangroep ontvangt alle gelden en zet een deel ervan door naar de vereniging Scouting Huysmangroep III. Scouting Huysmangroep III heeft een Verenigingspenningmeester, die in overleg met de speltakpenningmeesters zorgt voor de financiën van de speltakken.

De Stichtingspenningmeester heeft de volgende taken:

• Maandelijks (4 uur per maand):
  • Innen van contributie
  • Verwerken van contributie
  • Bijhouden van tegoeden van Scouting Huysmangroep III
  • Bijhouden van tegoeden van de Blokhut
  • Verstrekken van liquide middelen
• Op afroep (2 uur per week):
  • Verwerken van declaraties
  • Verwerken van facturen
  • Verzorgen van facturatie
  • Verstrekken van financieel overzicht
  • Meedenken over financieel beleid
• Jaarlijks (24 uur per jaar):
  • Beheer van overeenkomsten en contracten
  • Jaarafsluiting en financiële verantwoording
  • Budgettering

Innen van contributie

Contributie is sinds seizoen 2012/2013 gebaseerd op het recht om deel te nemen aan opkomsten, kampen en zomerkampen. Er wordt geen extra geld in rekening gebracht wanneer een lid vlak voor een zomerkamp bij de groep is gekomen en deelneemt aan dat zomerkamp. Er wordt niet gerestitueerd wanneer een lid niet deelneemt aan een kamp of zomerkamp.

De ledenadministrateur verzorgt de ledenadministratie in ScoutsOnLine. In principe betalen alle leden sinds 2016 via automatische incasso. In uitzonderlijke gevallen vindt betaling plaats via Stichting Meedoen, onderdeel van de gemeente Zwolle. De Stichtingspenningmeester houdt contact met en factureert aan Stichting Meedoen.

De Stichtingspenningmeester genereert middels ScoutsOnLine elke 15^de van de maand een incassobestand, waarmee elke 27^e van de maand wordt geïncasseerd.

• Allereerst wordt in ScoutsOnLine gecontroleerd, of alle gegevens correct zijn verwerkt. Stafleden dienen bijvoorbeeld geen contributie te betalen. Voor alle leden die per automatische incasso betalen, dienen geldige incassomachtigingen geregistreerd te zijn.
• Vervolgens wordt een query gedraaid van de ledenadministratie, waaruit blijkt welke jeugdleden of stamleden tevens staflid zijn. Deze leden betalen minder contributie.
• De uitkomst van de query wordt verwerkt in de financiële administratie.
• In ScoutsOnLine worden de facturen gegenereerd.
• Tenslotte wordt een incassobestand gemaakt, dat wordt gecontroleerd en geüpload naar de bank.

Het seizoen van Scouting Huysmangroep III is van 1 September tot en met 31 Augustus. Eventuele contributieverhogingen vinden plaats per 1 September.

Verwerken van contributie

De contributie wordt door de financiële administratie op basis van de uitkomst van de query automatisch verdeeld:

• Deze gaat rechtstreeks naar de tegoeden van Scouting Huysmangroep.
• Voorziening, Voor kamp, zomerkamp en afdracht worden voorzieningen geboekt. Stichting Huysmangroep betaalt contributie aan Scouting Nederland en aan Scouting Regio Overijsselse Vechtstreek, uit de voorziening voor afdracht.
• Algemene exploitatie.

Bijhouden van tegoeden van Scouting Huysmangroep III

Tegoeden van Scouting Huysmangroep III ontstaan op basis van geplande activiteiten.

• Wanneer een speltak op kamp of zomerkamp gaat, geeft de Verenigingspenningmeester door met hoeveel leden dit gebeurt. In de financiële administratie wordt dit vastgelegd, waarna automatisch overboeking plaatsvindt van betreffende voorziening naar de tegoeden van Scouting Huysmangroep III.
• Groepsactiviteiten worden betaald uit de algemene exploitatie van Stichting Huysmangroep.

Bijhouden van tegoeden van de Blokhut

De Blokhut heeft een eigen verlies- en winstrekening. De inkomsten worden toegevoegd aan een reservering voor de blokhut. De uitgaven worden hieruit betaald. Afspraak is, dat de Blokhut Stichting Huysmangroep geen verlies mag laten. De Stichtingspenningmeester ziet hierop toe en verstrekt op aanvraag een financieel overzicht van de Blokhut aan de Blokhutbeheerder.

Verstrekken van liquide middelen

Stichting Huysmangroep verstrekt liquide middelen aan Scouting Huysmangroep III, maar ook aan de BarCommissie en aan de Blokhutbeheerder, die onder de financiële verantwoordelijkheid van Stichting Huysmangroep vallen.

De verenigingspenningmeester van Scouting Huysmangroep III geeft aan wanneer hoeveel geld nodig is. Afspraak is, dat het saldo van Scouting Huysmangroep III tussen €750 en €1250 dient te zijn. De verenigingspenningmeester wordt op de hoogte gehouden van de tegoeden middels grootboekrekening 2035.

De Rekening Courant van de Barcommissie wordt beheerd door de Stichtingspenningmeester. Het saldo wordt standaard op €1000 gehouden. Tekorten of overschotten worden periodiek afgeroomd. De financiële administratie wordt gevoerd door de BarCommissie, die wordt aangesteld door Stichting Huysmangroep. Periodiek worden kascontroles uitgevoerd. Sinds 2016 zijn contante betalingen aan de BarCommissie niet meer toegestaan. Alle mutaties zijn dan ook te volgen via de Rekening Courant.

De Rekening Courant van de Blokhut wordt beheerd door de Stichtingspenningmeester. Het saldo wordt standaard op €1000 gehouden. Tekorten of overschotten worden periodiek afgeroomd.  De financiële administratie van de Blokhut is sinds 2017 geïntegreerd met die van Stichting Huysmangroep. De Stichtingspenningmeester doet sindsdien de financiële administratie van de blokhut. Mutaties op de Rekening Courant worden per WhatsApp doorgegeven aan de Blokhutbeheerder, die zo kan zien, of huurders reeds hebben betaald.

Verwerken van declaraties

Leden van Stichting Huysmangroep doen uit hoofde van hun functie in overleg met verantwoordelijken inkopen voor Stichting Huysmangroep. Declaraties vinden plaats middels foto’s van de facturen, via WhatsApp. De Stichtingspenningmeester bewaart deze en verwerkt deze traceerbaar in de financiële administratie. Spelmaterialen en inventaris worden als zodanig geadministreerd in de staat van afschrijvingen. De declaraties worden onmiddellijk betaald, waarna het bewijs van overschrijving aan de declarant wordt verstuurd.

Diverse teams (materiaalteam, onderhoudsteam Kievit, onderhoudsteam Blokhut, tuinteam) werken zonder eigen boekhouding. Leden van de teams declareren rechtstreeks bij de Stichtingspenningmeester.

Verwerken van facturen

Facturen worden zoveel mogelijk per automatische incasso betaald. De Stichtingspenningmeester verwerkt de facturen en de betalingen in de financiële administratie.

De BarCommissie, die onder financiële verantwoordelijkheid van Stichting Huysmangroep valt, bewaart alle aankoopfacturen op de Dropbox van Stichting Huysmangroep. De Stichtingspenningmeester controleert of de aankopen te verantwoorden zijn als geconsumeerd door Stichting Huysmangroep.

Verzorgen van facturatie

Scouting Huysmangroep III doet diverse financiële acties, teneinde de contributie zo laag mogelijk te houden. De Stichtingspenningmeester factureert deze en verwerkt tegoeden en ontvangsten in de financiële administratie.

Contributies die niet via automatische incasso worden geïnd, dienen te worden gefactureerd aan de hulpverlenende instantie.

Stichting Huysmangroep krijgt reductie op energiebelasting. Jaarlijks dient na ontvangst van de jaarafrekening van de energieleverancier (in Juli) de energiebelasting te worden teruggevraagd bij de belastingdienst.

Naast de Blokhut wordt ook de Kievit verhuurd, bijvoorbeeld voor vergaderingen. De gebouwbeheerder verzorgt de facturatie. De Stichtingspenningmeester ontvangt een kopie van de factuur, verwerkt deze in de debiteurenadministratie en stelt de gebouwbeheerder op de hoogte zodra de factuur betaald is.

Verstrekken van financieel overzicht

Het is van belang niet uitsluitend ten tijde van de jaarafsluiting, maar op ieder gewenst moment de financiële gezondheid van Stichting Huysmangroep te kunnen beoordelen. De financiële administratie heeft hiertoe een geautomatiseerde verlies- en winstrekening, op basis waarvan de actuele balans wordt gegenereerd. De financiële administratie hanteert afschrijving per dag, op basis van de geadministreerde aanschafprijzen van vaste activa. Grote kostenposten worden niet geboekt op het moment dat de uitgaaf plaatsvindt, maar maandelijks met de facturatie van de contributie, in de vorm van voorzieningen. De financiële administratie biedt de kolommenbalans met verlies- en winstrekening, gebaseerd op diverse grootboekrekeningen, waaronder de tegoeden aan de vereniging. De grootboekrekeningen worden automatisch gegenereerd op basis van de journaalposten, zoals ingevoerd door de Stichtingspenningmeester.

Meedenken over financieel beleid

De Stichtingspenningmeester is uitvoerder van het financieel beleid. Het financieel beleid wordt opgesteld door het bestuur van Stichting Huysmangroep. Het betreft zowel de korte termijn (het volgende boekjaar) als de lange termijn (toekomstplannen, spaardoelen, energiedoelstellingen).

Overeenkomsten en contracten

De Stichtingspenningmeester beheert de contracten met verzekeraars, banken en leveranciers.

Jaarafsluiting en financiële verantwoording

Het boekjaar van Stichting Huysmangroep is gelijk aan het kalenderjaar. 31 December wordt de administratie gesloten. Stichting Huysmangroep maakt verlies noch winst. Het saldo van de verlies- en winstrekening wordt gelijk aan €0 gesteld, door boekingen op te nemen om reserveringen te vergroten (winst) of te verkleinen (verlies). De eindbalans van het afgesloten jaar is de beginbalans van het nieuwe jaar.

Het boekjaar van Scouting Huysmangroep III is van 1 September tot en met 31 Augustus. De voorzieningen voor kamp en zomerkamp voor ieder van de speltakken wordt per 1 September gelijkgesteld aan €0. Cumulatief overschot of tekort wordt verrekend met de algemene voorziening voor buitenlands zomerkamp en jubileum.

Aan het begin van ieder kalenderjaar vindt een kascontrole plaats over het afgesloten voorgaande kalenderjaar. De kascontrole wordt uitgevoerd door de kascontrolecommissie, zoals jaarlijks aangesteld door het Verenigingsbestuur. Doorgaans bestaat de commissie uit 2 leden, waarvan telkens 1 nieuw lid en 1 lid dat ook het voorgaande jaar de controle heeft uitgevoerd. De kascontrolecommissie voert tevens kascontrole uit voor Scouting Huysmangroep III.

Budgettering

In September wordt door het Stichtingsbestuur het budget opgesteld voor het daarop volgende boekjaar. In de basis wordt het budget gebaseerd op de verlies- en winstrekening van het aflopende jaar.

Reageren op deze functie kan hier. Voor meer informatie over deze functie neem dan contact op met de huidige penningmeester (klik hier).

Elke leeftijdsgroep heeft in principe één oudervertegenwoordiger, heeft een groep meerdere speltakken in een leeftijdsgroep dan hebben deze speltakken gezamelijk één oudervertegenwoordiger. Deze oudervertegenwoordigers zijn ouders van kinderen die bij die speltak zitten.

De oudervertegenwoordigers vertegenwoordigen, de naam zegt het al, de belangen van de kinderen die lid zijn van de groep, en daarmee indirect ook de belangen van de andere ouders. Ze vergaderen mee in de groepsraad en zijn – naast de leiding – het aanspreekpunt voor de andere ouders. Andere ouders die bepaalde punten willen aankaarten of problemen hebben met de speltakleiding, kunnen bij de oudervertegenwoordiger terecht.