De stichting

De stichting Huysmangroep III te Zwolle is de beheerder van het vermogen van de vereniging en is verantwoordelijk voor alle zaken die betrekking hebben op de roerende en onroerende zaken van de groep. Dit wil zeggen dat de stichting er in principe voor zorgt dat de vereniging het spel van scouting kan spelen.

De Stichting is onder andere verantwoordelijk voor;

  • Het beheren van de financiën van de vereniging (mandaat vanuit de vereniging)
  • Het beheren van de financiën van de stichting
  • Het creëren en beheren van financiële middelen voor nieuwbouw in de jaren dertig van deze eeuw
  • Het beheren en onderhouden van het groepsgebouw de Kievit en het bijbehorende terrein
  • Het beheren en onderhouden van de blokhut te Heino en het bijbehorende terrein
  • Het beheren van alle verzekeringen
  • Het werken binnen juridische kaders
  • Het onderhouden van contacten met overheden en leveranciers inzake financiën, gebouwen, terreinen en juridische kaders
  • Het onderhouden (gezamenlijk met de Vereniging) van contacten met andere Scoutinggroepen, de Regio en het land
  • Het ondersteunen van de Vereniging bij bestuurlijke aangelegenheden (op afroep)

Het stichtingsbestuur

Het stichtingsbestuur van de Huysmangroep bestaat uit 9 leden, waarvan de meerderheid bestaat uit leden uit de groepsraad van de groepsvereniging (5 leden van het Verenigingsbestuur). De leden (van het dagelijks bestuur) worden voor een periode van 3 jaar benoemd met de mogelijkheid van herbenoeming. De secretaris zorgt voor een schema van aftreden.
Een kandidaat-lid van het stichtingsbestuur wordt door één van de leden van het stichtingsbestuur of de groepsraad voorgedragen. Nadat de voorgedragen persoon akkoord is gegaan met de statuten en het huishoudelijk reglement (het hoofdstuk Stichtingsbestuur in het Huysboek) wordt de kandidatuur door het verenigingsbestuur ter advies aan de groepsraad voorgelegd. De leden van het stichtingsbestuur worden met een gewone meerderheid van stemmen gekozen.

Het bestuur kiest, voor een periode van drie jaar, uit haar midden een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een facilitair bestuurslid, die bij voorkeur geen groepsraadsleden zijn. De functies van voorzitter en secretaris kunnen niet in één persoon worden verenigd.

Het dagelijks bestuur van de stichting bestaat uit 4 leden en wordt gevormd door de voorzitter, secretaris, penningmeester en facilitair bestuurslid.

Alle leden van het stichtingsbestuur zijn lid van de Vereniging Scouting Nederland.

Taakomschrijvingen

Het bestuur bestaat uit de volgende functionarissen:

Stichtingsvoorzitter:

  • Het voorzitten van de stichtingsbestuursvergaderingen en de gezamenlijke vergadering met het groepsbestuur
  • De controle op naleving en uitvoering van de besluiten
  • De bevordering van ouderparticipatie binnen de groep
  • Het nemen van initiatieven om te komen tot het bijstellen van het beleid dat is vastgelegd in een meerjarenplan
  • Het onderhouden van contacten met andere groepen
  • Het onderhouden van contacten met overheden
  • Het bezoeken van Regioraden

Stichtingssecretaris:

  • Het maken van notulen van de stichtingsbestuurs vergaderingen en de gezamenlijke vergadering met het groepsbestuur
  • Het opstellen en verspreiden van agenda’s voorde stichtingsbestuursvergaderingen en de gezamenlijke vergadering met het groepsbestuur
  • Het bijhouden van stukken van de Landelijke Raad
  • Het fungeren als contactpersoon van de groep
  • Het onderhouden van contacten met overheden
  • Het ontvangen en doen uitgaan van post en brieven
  • Het verzorgen van het archief
  • Het bijhouden en ontwikkelen van zaken op het gebied van wetgeving
  • Het aanvragen van vergunningen
  • Het regelen van notariële zaken
  • Het bijhouden van presentielijsten

Stichtingspenningmeester:

  • Het innen en beheren van de overige kasstromen
  • Het opstellen van de begroting en de jaarrekening
  • Het aanvragen van subsidies
  • Het regelen van verzekeringszaken
  • In overleg met de verenigingspenningmeester kunnen taken uiteraard onderling gedeeld worden.

Facilitair Bestuurslid:

Het Facilitair Bestuurslid draagt zorg voor het beheer en onderhoud van het terrein en het gebouw van de Huysmangroep III. Hij/zij draagt in samenwerking met de ARBO coördinator zorg voor de uitvoering van het ARBO beleid mbt het gebouw en het terrein. Het facilitair bestuurslid geeft sturing aan de onderhoudsploegen voor de Kievit en de Blokhut en de bijbehorende terreinen,, materiaalmeesters, de Huysmeester en de Arbo-coordinator. Hij of zij

  • Stelt een meer jaren onderhoudsplan op.
  • Coördineert het onderhoud.
  • Stelt een begroting voor het beheer, onderhoud en vernieuwing op.
  • Coördineert de verhuur van het gebouw en terrein aan externen.
  • Zorgt in samenspraak met het materiaalteam voor de aanschaf en onderhoud van materialen tbv het onderhoud en beheer.

En kent hiernaast de volgende processen en vergunningen die onderhouden moeten worden:

  • Calamiteitenplan
  • Alcoholvergunning
  • Gebruiksvergunning

2 afgevaardigden vanuit de groep, zijnde 2 groepsbestuursleden:

  • Het in de stichtingsvergadering uitdragen van de mening van de groepsraad
  • Het zorgen voor een koppeling tussen groepsbestuur, groepsraad en stichting
  • Het opkomen van de belangen van de speltakken

Financiële verantwoording

  • Het boekjaar valt samen met het kalenderjaar. De penningmeester stelt over het afgelopen boekjaar een rekening en verantwoording op voor het einde van de maand april en biedt deze -vergezeld van een rapport van een kascommissie of accountant- aan de andere bestuursleden aan.
  • Goedkeuring van de rekening en verantwoording door het bestuur strekt de penningmeester tot décharge.
  • De rekening en verantwoording wordt na de vaststelling door het bestuur desgevraagd aangeboden aan subsidie gevende instanties. De rekening en verantwoording moeten tenminste 10 jaar in het archief worden bewaard.
  • Elk jaar, niet later dan een maand voor het einde van het boekjaar stelt de penningmeester met het dagelijks bestuur een begroting voor het komende jaar op en legt deze aan de andere bestuursleden ter vaststelling voor. In deze begroting dienen afzonderlijke bedragen voor de diverse speltakken en overige onderdelen van de Huysmangroep te zijn opgenomen. Dit zijn: gebouw/inventaris, materiaal, PR/Kraaiennest en barcommissie.

Vergaderingen

  • De stichting vergadert tenminste vier keer per jaar. Deze vergaderingen zijn openbaar voor leden van de Huysmangroep, met uitzonderingen van besloten vergaderingen.
  • Het dagelijks bestuur doet aan het begin van het scoutingjaar een voorstel voor een vergaderschema.
  • Bovendien wordt tenminste 2 keer per jaar een gezamenlijke vergadering met het groepsbestuur gehouden. In de gezamenlijke vergadering worden onderwerpen behandeld die op het scheidsvlak liggen tussen groepsbestuur en stichtingsbestuur. Deze vergadering wordt voorbereid door de beide secretarissen en voorgezeten door de stichtingsvoorzitter.
  • Uitgangspunt bij de gezamenlijke vergaderingen is evenwicht in stemverhoudingen tussen groepsbestuur en stichtingsbestuur. Indien dit evenwicht niet aanwezig is wordt in overleg tussen groeps- en stichtingsvoorzitter een passende oplossing voorgesteld.
  • Het groepsbestuur vertegenwoordigt de groepsraad in de gezamenlijke vergadering en wordt geacht een afspiegeling te zijn en namens de groepsraad te beslissen.

Stemmingen

  • Ieder bestuurslid heeft één stem. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
  • Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin tenminste twee/derde van het aantal bestuursleden aanwezig is, voor zover in deze statuten niet anders voorgeschreven.
  • Wanneer het vereiste aantal bestuursleden niet ter vergadering aanwezig is, kan binnen veertien dagen een nieuwe vergadering worden belegd over dezelfde onderwerpen. Op deze vergadering kunnen ongeacht het aantal aanwezige bestuursleden over die onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen.
  • Indien niet aan alle formaliteiten voor de bijeenroeping is voldaan kunnen rechtsgeldige besluiten slechts worden genomen met algemene stemmen van alle bestuursleden.
  • Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij tenminste één van de aanwezige bestuursleden anders verlangt.

Stemmingen over personen

  • Het Stichtingbestuur (exclusief vertegenwoordigers Groepsbestuur) en Groepsbestuur geven bij de kandidatuur van kandidaten voor Groepsbestuur en Stichtingbestuur een stemadvies af aan de Groepsraad. Het Groepsbestuur draagt hier zorg voor.
  • Door Groepsbestuur en Stichtingsbestuur (exclusief vertegenwoordigers Groepsbestuur) worden beide 5 stemmen uitgebracht, samen 10 stemmen. Het Groepsbestuur stemt volgens het stemadvies dat hen gegeven is door de Groepsraad, de aanwezige Groepsbestuursleden bepalen voor de vergadering wie welke schriftelijke stem namens de Groepsraad uitbrengt, de verdeling van deze schriftelijke stemmen vindt plaats naar verhouding van de stemming van de Groepsraad . De Stichtingsbestuursleden (exclusief vertegenwoordigers Groepsbestuur) stemmen hoofdelijk en eveneens schriftelijk.
  • Een Stichtingsbestuurder wordt met gewone meerderheid van stemmen gekozen.
  • Indien de stemmen staken, dan heeft de Stichtingvoorzitter de beslissende stem.
  • Zittende zich herkiesbaar stellende Stichtingbestuursleden of Stichtingbestuursleden die zich voor een andere functie verkiesbaar stellen, stemmen bij stemming over de door hun geambieerde functie niet mee.
  • Tijdens de schriftelijke stemming over Stichtingsfuncties verlaten de kandidaten het vergaderlokaal.
  • Indien er meerdere functies verkiesbaar zijn, wordt er in de volgende volgorde over de functies gestemd: voorzitter, secretaris, penningmeester .
  • Indien het aantal zittende Stichtingbestuursleden exclusief vertegenwoordigers Groepsbestuur (maximaal 3) dat mag stemmen (maximaal 7) groter is dan 5, onthoudt de Stichtingsvoorzitter zich van stemmen, zij of hij heeft immers de beslissende stem bij het staken der stemmen. Niet meer van toepassing!?!

Het Stichtingsbestuur

Boyd Gerrits

Thijs Kouwen

Chris de Jong

silhouette

Marco Phielix